Làm thế nào để Call Center hoạt động hiệu quả trước nghỉ lễ?

Thứ Tư 19/12/2018 - 5:25

Dịp nghỉ lễ dài sắp bắt đầu đồng nghĩa với việc nhu cầu mua sắm của khách hàng tăng cao đặc biệt trong ba tháng cuối năm. Đây là thời điểm sức tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ của khách hàng tăng đột biến khiến các nhân viên Call Center thường xuyên trở nên quá tải. Vậy làm thế nào để Call Center hoạt động hiệu quả trong dịp nghỉ lễ cuối năm

call-center

>>> Bạn nên biết: Lợi ích Call Center mang lại cho doanh nghiệp

Hướng dẫn Call Center làm việc hiêu quả trước nghỉ lễ

Nắm bắt nhu cầu thực sự của khách hàng?

Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất Call Center đó là hiểu khách hàng của mình cần gì. Khi Tết sắp đến và ai ai cũng tất bật gấp rút trong những công việc cá nhân, khách hàng của bạn cũng vậy. Khách hàng luôn muốn tiết kiệm thời gian nên mọi vấn đề của họ xoay quanh sản phẩm và dịch vụ của bạn cần được giải quyết một cách nhanh nhất và triệt để. Khách hàng cần gì và mong muốn gì? Call Center cần đặt mình vào vị trí của khách hàng, lắng nghe để nắm bắt được nhu cầu thực sự của khách hàng là gì.

Sử dụng ngôn từ ngắn gọn, súc tích

Việc sử dụng ngôn từ ngắn gọn, súc tích sẽ khiến khách hàng dễ hiểu hơn đồng thời tiết kiệm thời gian trong mỗi cuộc gọi. Các câu hỏi quá dài và phức tạp có thể làm mất đi sự kiên nhẫn của khách hàng, gây cảm xúc ức chế, khó chịu; khách hàng có thể nhầm lẫn và nghiêm trọng hơn khách hàng sẽ dần quay lưng lại với sản phẩm, dịch vụ vì dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn quá phức tạp và mất thời gian. Nhân viên Call Center cần tập trung giao tiếp với khách hàng một cách ngắn gọn, dễ hiểu để mang lại năng suất cao nhất trong mỗi cuộc gọi.

Dự đoán và chuẩn bị giải pháp cho khách hàng

Trước khi rơi vào tình trạng quá tải trong trước dịp nghỉ lễ cuối năm, các Call Center cần dự đoán trước nhu cầu của khách hàng và chuẩn bị sẵn giải pháp cho những nhu cầu đó. Việc này sẽ giúp các Call Center luôn chủ động trong công việc, giải quyết nhanh các vấn đề của khách hàng đồng thời hạn chế các tình huống phát sinh. Trong quá trình tương tác với khách hàng nếu thấy bất kỳ vấn đề gì phát sinh có thể lập tức điều chỉnh chính sách theo hướng tích cực nhất có thể

>>> Xem ngay: Xu hướng Call Center đang được ưa chuộng hiện nay