Cách Tạo Hồ Sơ Khách Hàng Bằng CRM Đơn Giản, Nhanh Chóng

Thứ Tư 26/08/2020 - 2:33

Phần mềm CRM là ứng dụng quản trị khách hàng cho doanh nghiệp và không còn quá xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm CRM hiệu quả là điều mà không phải ai cũng biết. Vậy đâu là cách tạo hồ sơ khách hàng bằng CRM đơn giản và nhanh chóng?

Phần mềm CRM hỗ trợ gì cho doanh nghiệp?

CRM là phần mềm quản trị quan hệ khách hàng cho phép các doanh nghiệp cùng 1 lúc có thể tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện hữu và cả những đối tác của mình.

>>> Cập nhật chi tiết về phần mềm CRM Tại Đây

Thông qua đó, các phòng ban sẽ có cơ sở để phối hợp nhịp nhàng dựa trên các báo cáo thống kê được đưa ra từ hệ thống, đem lại hiệu quả tối ưu hơn cho các chiến dịch marketing hay các chính sách bán hàng.

Từ đây, ban lãnh đạo cũng có thể nhìn nhận các số liệu thống kê và kết quả hoạt động để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên cũng như các phòng ban, từ đó sẽ đưa ra được KPI đánh giá hiệu quả!

Cách tạo hồ sơ khách hàng bằng CRM đơn giản và nhanh chóng

Như đã biết, phần mềm CRM được trang bị rất nhiều tính năng hữu ích mà nhờ đó doanh nghiệp có thể tổng hợp và phân tích được những chỉ số liên quan tới tệp khách hàng của mình hiệu quả.

Nếu trước đây chưa có CRM, các nhân viên sales hay chăm sóc khách hàng sẽ phải mất nhiều thời gian và tốn nhiều giấy mực để lưu trữ thông tin khách hàng, chưa kể tới những trường hợp mất công cụ lưu giữ nên mất luôn cả thông tin khách. Bởi vậy, phần mềm CRM ra đời như một phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động vô cùng hiệu quả!

CRM sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý được hệ thống thông tin quản lý khách hàng hiệu quả gồm tất cả những dữ liệu cần thiết từ phía khách hàng. Những dữ liệu thông tin chủ yếu bao gồm tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại, mặt hàng đã mua, nhu cầu mua sắm, sở thích và thói quen mua sắm, những thị hiếu và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với một công ty, doanh nghiệp nào đó.

Thông qua hệ thống thông tin quản lý khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ và được cập nhật một cách hệ thống hóa trong phần mềm quản lý dữ liệu cấp cơ sở.

Để thuận tiện trong quá trình tạo hồ sơ khách hàng, hãy sử dụng cách nhập liệu thông tin từ Excel CRM với một số chú ý như sau:

Điểm đặc biệt đáng chú ý là trong Excel CRM, nếu 2 khách hàng trùng một trong số thông tin sau: Mã khách hàng, Email, Địa chỉ website hay số điện thoại được xem là trùng lắp.

Một số lưu ý khi chuẩn bị file dữ liệu mẫu:

+ Đảm bảo cấu hình chính xác trường dữ liệu thông tin KH

+ Sau đó nhập thử 1 số khách hàng làm dữ liệu mẫu

+ Kế đến, click vào biểu tượng Excel để xuất dữ liệu ra Excel

Cuối cùng, nhập dữ liệu cần nhập khẩu

Trước khi nhập khẩu, bạn nên kiểm tra lại file Excel theo một số yêu cầu sau:

* Định dạng file: Đảm bảo là file Excel với phần mở rộng là xls hay xlsx

* Trường bắt buộc: Không được để trống.

* Dòng trắng: Bạn phải đảm bảo xóa các dòng trắng (không có dữ liệu) vì chúng tôi xem dòng trắng là dấu hiệu kết thúc.

* Phân loại và trạng thái: Đảm bảo tồn tại dữ liệu này trong phân hệ cấu hình CRM. Nếu không hệ thống Excel CRM vẫn hỗ trợ tạo các phân loại và trạng thái chưa tồn tại trong quá trình nhập khẩu.

Quy trình tạo hồ sơ khách hàng bằng CRM:

  1. Click Nhập dữ liệu từ Excel
  2. Chọn file, chọn sheet chứa dữ liệu
  3. Sau đó, bạn cần chỉ định cơ chế xử lý đối với dữ liệu trùng lặp
  • Bỏ qua: Không nhập thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu
  • Tạo bản sao: Vẫn nhập thông khách hàng như bình thường
  1. Kế đến là giai đoạn ánh xạ trường: Bạn phải đảm bảo ánh xạ chính xác trường nào từ file Excel với trường nào của đối tượng khách hàng
  2. Click Đồng ý

Chú ý:

* Excel CRM hỗ trợ bạn xóa dữ liệu vừa mới nhập khẩu. Điều này rất hữu ích trong một số trường hợp khi dữ liệu đưa vào không đúng và bạn muốn nhập khẩu lại.

* Trường Chủ sở hữu là họ và tên của một trong những người dùng của doanh nghiệp. Nếu để trống, Excel CRM dùng người dùng hiện đang đăng nhập.

Qua việc cập nhật được hồ sơ khách hàng lên hệ thống, doanh nghiệp sẽ theo dõi tốt được hành vi cũng như lịch sử mua sắm của khách để từ đấy có được đánh giá chuẩn xác nhất, đưa ra được các chương trình khuyến mại cùng chính sách bán hàng tốt hơn cho khách.

Ngoài ra, nhờ ứng dụng CRM trong doanh nghiệp CRM, nỗi lo về số liệu và thời gian làm báo cáo được giải quyết một cách nhanh chóng. Hệ thống CRM lưu trữ thông tin ở một nơi dẫn đến việc phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

Những báo cáo tự động sẽ nhanh chóng được hệ thống xử lý và đưa ra thông tin chính xác dựa trên những dữ liệu hệ thống đã lưu. Bạn cũng có thể cá nhân hóa chế độ xem bảng điều khiển của bạn để nhanh chóng xác định vị trí thông tin cần thiết như thông tin khách hàng, mục tiêu bán hàng và báo cáo số liệu. Nhờ công cụ hỗ trợ phân tích đặc biệt này mà các doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và nhanh chóng hơn.

Hiện nay, có nhiều đơn vị cung cấp các giải pháp phần mềm CRM hữu hiệu cho doanh nghiệp nhưng một trong số đó phải kể tới CRM của NMS với những tính năng vượt trội và đặc biệt là có thể thiết kế đóng gói theo chính xác nhu cầu khách hàng.

Liên hệ ngay hotline tư vấn 024. 7300 8555 / 0922 99 1234 của NMS để nhận được những thông tin hữu ích và giúp bạn sớm sở hữu được phần mềm CRM gia tăng doanh số tối ưu cho doanh nghiệp!